Comment rédiger une facture d’entretien de pelouse

Inscrivez chaque visite avec sa date, facturez selon le calendrier que le client a accepté avant le début de la saison et ne débitez sa carte enregistrée que de la façon qu’il a autorisée.

Lignes et unités d’une facture d’entretien de pelouse

Ligne	Unité	Mode de calcul
Tonte, bordures et soufflage	visite	Chaque tonte, avec sa date
Engrais ou désherbage	visite	Chaque application, avec le produit
Aération ou sursemis	forfait	Un prix selon la taille de la pelouse
Nettoyage du printemps ou de l’automne	forfait ou h	Un prix fixe, ou le temps passé sur place
Ramassage des feuilles	forfait	Chaque ramassage ou enlèvement
Travaux supplémentaires sur demande	forfait ou h	Seulement ce que le client a approuvé

Placez l’adresse du terrain en haut de la facture et datez chaque visite, pour qu’un client absent cette semaine-là puisse voir que la pelouse a bien été tondue. Nommez le produit et la zone sur chaque ligne de traitement, par exemple « Herbicide de prélevée contre la digitaire, pelouses avant et arrière ». Facturez les extras qui sortent de l’entente sur des lignes à part, pour qu’ils ne passent pas pour une hausse de prix.

À la visite, au mois ou d’avance : facturer un compte récurrent

Choisissez un seul mode de facturation par compte, inscrivez-le dans l’entente et tenez-vous-y toute la saison.

• À la visite. Envoyez une facture après chaque visite, ou une par semaine ou par mois qui donne la date de chaque visite. Le total suit la météo : plus de tontes quand le printemps est pluvieux, moins quand l’été est sec.
• Mensualités égales. Répartissez le prix de la saison en factures mensuelles égales : à titre d’illustration, une saison de 1 400 $ US facturée sur sept mois revient à 200 $ US par mois. Sur la dernière facture, réglez l’écart éventuel entre les visites faites et celles que prévoyait l’entente, comme elle l’indique.
• Saison prépayée. Facturez toute la saison avant la première tonte. Si vous accordez une remise pour un paiement d’avance, présentez-la comme une remise sous le prix complet, pour que le client voie ce qu’il a économisé.

Déduire les paiements reçus d’avance

Pour un travail ponctuel, comme un nettoyage d’automne, déduisez tout paiement versé à la réservation et indiquez le solde : à titre d’illustration, un nettoyage de 600 $ US avec 150 $ US payés à la réservation affiche un total de 600 $ US, un montant payé de 150 $ US et un solde dû de 450 $ US. La facture d’une saison prépayée indique le prix complet, le paiement et un solde nul, et elle sert au client de facture acquittée.

Échéances, cartes enregistrées et comptes impayés

Donnez à chaque facture une échéance fixée à une date du calendrier plutôt qu’un vague « à payer bientôt ». Une carte enregistrée, débitée après chaque visite ou à date fixe chaque mois, garde un compte récurrent à jour sans que vous ayez à courir après les chèques. Obtenez d’abord l’autorisation écrite du client, précisez quand la carte sera débitée et pour quoi, et envoyez une facture ou un reçu à chaque débit, pour que chaque ligne de son relevé de carte corresponde à un document.

Les gestionnaires immobiliers et les associations de propriétaires veulent souvent une seule facture par mois pour l’ensemble de leurs propriétés, avec l’adresse et les dates de visite de chaque terrain sur des lignes distinctes, et leur numéro de bon de commande en haut. Demandez-leur ce qu’ils préfèrent avant la première facture.

Prévoyez dans l’entente ce qui se passe quand une facture reste impayée, par exemple la suspension du service après un paiement manqué, puis appliquez-le. Une équipe qui continue de tondre transforme un mois impayé en trois.

Taxe de vente sur les factures d’entretien de pelouse

Aux États-Unis, la tonte, les traitements et les nettoyages sont taxés ou non selon l’État, et l’entretien d’une pelouse existante peut être taxé autrement que l’installation d’une nouvelle. En gardant la main-d’œuvre et les matériaux sur des lignes distinctes, vous pouvez traiter chacun comme votre État le prévoit. Ne facturez la taxe que là où votre État l’exige, et consultez le guide de la taxe de vente de votre État avant le début de la saison.

Permis de pesticides et registres de traitement

Avant de facturer un traitement, vérifiez que votre certification le couvre. Aux États-Unis, la règle fédérale de certification vise les pesticides à usage restreint (restricted use pesticides), que seuls un applicateur certifié ou une personne sous sa supervision directe peuvent acheter et appliquer, mais de nombreux organismes de réglementation des pesticides des États exigent une certification pour utiliser tout pesticide à des fins commerciales (EPA). Certains États fixent aussi des règles de licence et de registres pour ces travaux, par exemple :

• Californie (CA) : une personne qui exerce régulièrement une activité d’entretien paysager (maintenance gardening) et qui veut faire de la lutte antiparasitaire contre rémunération, accessoirement à cette activité, doit remplir les conditions d’obtention d’une licence d’entreprise de lutte antiparasitaire dans la catégorie des jardiniers d’entretien (maintenance gardener). Cette catégorie se limite à la lutte antiparasitaire dans les plantations ornementales et de gazon situées à l’intérieur, dans des parcs commerciaux ou autour de bâtiments, et un contrat ou une attestation établissant que la lutte antiparasitaire est accessoire et que l’entretien paysager est l’activité principale doit être remis sans délai au commissaire ou au directeur (commissioner or director) qui le demande (Food & Agric. Code §11704).
• Floride (FL) : la certification limitée (limited certification) du personnel commercial d’entretien paysager couvre les herbicides contre les mauvaises herbes dans les plates-bandes, les entrées, les trottoirs et les patios, ainsi que la lutte intégrée contre les ravageurs sur les plantes ornementales, avec des pesticides dont l’étiquette ne porte aucun mot d’avertissement ou seulement « caution » (prudence), au moyen d’équipement portatif manuel ou de pulvérisateurs à dos. Elle n’admet aucun équipement motorisé et n’autorise ni l’application de pesticides sur le gazon, ni l’exploitation d’une entreprise de lutte antiparasitaire, ni l’application par du personnel sans licence ou non certifié sous votre supervision. Ses titulaires doivent tenir des registres des ravageurs et des zones traités ainsi que des méthodes et des produits appliqués, que le département de l’État peut examiner sur demande (Fla. Stat. §482.156).

Une ligne de traitement qui nomme le produit et la zone permet de rapprocher plus facilement ces registres de ce que vous avez facturé. Pour les permis de pesticides au Canada, vérifiez auprès de votre province.

Trois erreurs de facturation en entretien de pelouse qui retardent le paiement

1. Un mois sur une seule ligne. « Entretien de pelouse, juin » avec un prix unique oblige le client à recompter les visites de tête avant de payer.
2. Des frais absents de l’entente. Un supplément carburant, des frais d’élimination des débris ou un nettoyage supplémentaire qui apparaît pour la première fois sur la facture est remis en question, ou contesté auprès de l’émetteur de la carte. Inscrivez-le dans l’entente, ou obtenez un oui avant les travaux.
3. Facturer en fin de saison. Une pile de factures en novembre se recouvre plus difficilement qu’une facture par mois, et elle cache le client qui a cessé de payer en juin.