Cómo hacer una factura de cuidado del césped

Anote cada visita con su fecha, facture según el calendario que el cliente aceptó antes de que empezara la temporada y cobre a la tarjeta guardada solo como el cliente lo autorizó.

Conceptos y unidades de una factura de cuidado del césped

Concepto	Unidad	Cómo se cuenta
Corte, orillado y soplado	visita	Cada corte, con su fecha
Fertilizante o control de malezas	visita	Cada aplicación, con el producto
Aireación o resiembra	trabajo	Un precio según el tamaño del césped
Limpieza de primavera u otoño	trabajo o h	Un precio fijo, o el tiempo en el lugar
Retiro de hojas	trabajo	Cada recolección o acarreo
Trabajo adicional a pedido	trabajo o h	Solo lo que el cliente aprobó

Ponga la dirección del servicio arriba y una fecha en cada visita, para que un cliente que estuvo fuera esa semana pueda ver que se cortó el césped. Indique el producto y el área en cada concepto de tratamiento, por ejemplo “Control preemergente de pasto cangrejo, césped delantero y trasero”. Facture en conceptos aparte los trabajos que no están en el acuerdo, para que no parezcan un aumento de precio.

Por visita, mensual o prepagado: cómo facturar un servicio periódico

Elija una sola forma de facturar a cada cliente, déjela por escrito en el acuerdo y manténgala toda la temporada.

• Por visita. Envíe una factura después de cada visita, o una por semana o por mes que indique la fecha de cada visita. El total sigue al clima: más cortes en una primavera lluviosa, menos en un verano seco.
• Mensualidad fija. Divida el precio de la temporada en facturas mensuales iguales: a modo de ejemplo, una temporada de $1,400 facturada en siete meses da $200 al mes. Ajuste en la última factura cualquier diferencia entre las visitas hechas y las que suponía el acuerdo, como este lo indique.
• Temporada prepagada. Facture toda la temporada antes del primer corte. Si da un descuento por pagar por adelantado, muéstrelo como descuento debajo del precio completo, para que el cliente vea cuánto ahorró.

Cómo descontar los pagos hechos por adelantado

En un trabajo puntual, como una limpieza de otoño, reste cualquier pago hecho al reservar y muestre el saldo: a modo de ejemplo, una limpieza de $600 con $150 pagados al reservar muestra un total de $600, un monto pagado de $150 y un saldo pendiente de $450. La factura de una temporada prepagada muestra el precio completo, el pago y un saldo de cero, lo que le da al cliente una constancia de que pagó.

Vencimientos, tarjetas guardadas y cuentas impagas

Ponga en cada factura una fecha de vencimiento concreta en lugar de un vago “vence pronto”. Una tarjeta guardada, a la que se cobra después de cada visita o un día fijo de cada mes, mantiene al día un servicio periódico sin tener que andar detrás de los cheques. Primero obtenga el permiso por escrito del cliente, dígale cuándo se cobrará a la tarjeta y por qué concepto, y envíe una factura o un recibo con cada cargo, para que cada línea del estado de cuenta de la tarjeta del cliente corresponda a un documento.

Los administradores de propiedades y las asociaciones de propietarios suelen querer una sola factura al mes para todas sus propiedades, con la dirección y las fechas de visita de cada lugar en conceptos propios y su número de orden de compra arriba. Pregúnteles cómo la quieren antes de la primera factura.

Deje establecido en el acuerdo qué pasa cuando una factura queda sin pagar, como suspender el servicio después de un pago no recibido, y luego cúmplalo. Si la cuadrilla sigue cortando, un mes sin pagar se convierte en tres.

Impuesto sobre las ventas en facturas de cuidado del césped

Depende del estado si el corte, los tratamientos y las limpiezas están gravados, y el mantenimiento de un césped existente puede gravarse de forma distinta a la instalación de uno nuevo. Si separa la mano de obra y los materiales en conceptos distintos, cada uno podrá recibir el trato que indique su estado. Cobre el impuesto solo donde su estado lo exija, y consulte la guía del impuesto sobre las ventas de su estado antes de que empiece la temporada.

Licencias de pesticidas y registros de tratamientos

Antes de poner un tratamiento en una factura, compruebe que su certificación lo cubre. La norma federal de certificación se aplica a los pesticidas de uso restringido (restricted use pesticides), que solo puede comprar y aplicar un aplicador certificado o alguien bajo su supervisión directa, pero muchas agencias estatales de pesticidas exigen la certificación para usar cualquier pesticida con fines comerciales (EPA (Agencia de Protección Ambiental)). Algunos estados también fijan reglas de licencias y de registros para este trabajo, por ejemplo:

• California (CA): quien se dedica habitualmente al negocio de la jardinería de mantenimiento y quiere hacer control de plagas a cambio de pago, de forma accesoria a ese negocio, debe obtener una pest control business license (licencia de empresa de control de plagas) en la categoría maintenance gardener (jardinero de mantenimiento). Esa categoría se limita al control de plagas en plantaciones ornamentales y de césped en interiores, en parques comerciales o alrededor de estructuras, y cuando el comisionado o el director lo pidan se les debe entregar de inmediato un contrato o una constancia de que el control de plagas es accesorio y de que la jardinería de mantenimiento es la actividad principal (Food & Agric. Code §11704).
• Florida (FL): la certificación limitada (limited certification) para el personal comercial de mantenimiento de jardines cubre herbicidas contra malezas en camas de plantas, entradas de autos, aceras y patios, y el manejo integrado de plagas en plantas ornamentales con pesticidas cuya etiqueta no lleva palabra de advertencia (signal word) o solo lleva “caution” (precaución), usando equipo manual portátil o fumigadoras de mochila. No permite ningún equipo motorizado, y no autoriza a aplicar pesticidas en el césped, a operar una empresa de control de plagas ni a dejar que trabajadores sin licencia o sin certificación apliquen bajo su supervisión. Quienes la tienen deben llevar registros de las plagas y las áreas tratadas y de los métodos y materiales aplicados, que el departamento puede revisar cuando lo pida (Fla. Stat. §482.156).

Un concepto de tratamiento que nombra el producto y el área facilita cotejar esos registros con lo que usted facturó.

Tres errores al facturar el cuidado del césped que retrasan el pago

1. Un mes en un solo concepto. “Servicio de césped, junio” con un único precio obliga al cliente a contar las visitas de memoria antes de pagar.
2. Cargos que el acuerdo nunca mencionó. Un recargo por combustible, un cargo por retiro de residuos o una limpieza adicional que aparece por primera vez en la factura se cuestiona, o se disputa con el emisor de la tarjeta. Inclúyalo en el acuerdo, o consiga un sí antes de hacer el trabajo.
3. Facturar al final de la temporada. Un montón de facturas en noviembre es más difícil de cobrar que una al mes, y esconde a un cliente que dejó de pagar en junio.