Comment rédiger une facture d’entrepreneur général

Facturez chaque étape par rapport au prix du contrat, donnez leur propre ligne aux avenants signés et aux écarts de provision (allowance), et terminez par ce qui a été payé et ce qui reste.

Lignes d’une facture d’entrepreneur général

Ligne	Unité	Mode de calcul
Paiement d’étape	forfait	L’étape terminée, selon l’échéancier des paiements
Avenant	forfait	Une ligne par avenant signé, avec son numéro
Écart de provision	forfait	Le choix du propriétaire moins la provision
Main-d’œuvre de l’entrepreneur	h	Heures travaillées, pour les travaux en régie
Matériaux	u.	Chaque article, comme des panneaux de gypse 4×8
Permis	u.	Les frais, avec le numéro du permis
Conteneur à déchets	u.	Chaque conteneur livré puis enlevé

Un contrat à forfait se facture par paiements d’étape sur le prix : les heures et les reçus restent donc hors de la facture. Pour des travaux à prix coûtant majoré (cost-plus) ou en régie (temps et matériaux), énumérez les coûts par corps de métier, gardez les reçus à portée de main et présentez vos honoraires ou votre majoration sur une ligne distincte.

Au Québec, la Régie du bâtiment du Québec (RBQ) exige que les entrepreneurs inscrivent leur numéro de licence, sous la forme « Licence RBQ : XXXX-XXXX-XX », sur chacune de leurs factures comme sur leurs estimations, soumissions, contrats et états de compte ; font exception les membres de la Corporation des maîtres électriciens du Québec ou de la Corporation des maîtres mécaniciens en tuyauterie du Québec, reconnaissables au logo de leur corporation, et les entrepreneurs domiciliés hors du Québec (RBQ). Ailleurs au Canada, vérifiez auprès de votre province.

Paiements d’étape sur le prix du contrat

Rattachez chaque paiement d’étape à une étape que nomme le contrat, comme la charpente, l’inspection des installations brutes ou la pose du gypse, pour que son exigibilité soit une question de fait. Chaque facture d’étape reprend le même compte courant : prix initial, avenants signés, total révisé, déjà facturé, étape en cours et reste à facturer. À titre d’illustration, un contrat de 60 000 $ US avec un avenant de 4 000 $ US passe à 64 000 $ US ; avec 30 000 $ US déjà facturés, une facture d’étape de 16 000 $ US pour le gypse laisse 18 000 $ US à facturer. Déduisez l’acompte comme le prévoit votre contrat, et indiquez-le sur chaque facture d’étape.

Aux États-Unis, certains États lient la facturation par étapes aux travaux eux-mêmes. Par exemple :

• Californie (CA) : dans un contrat de rénovation résidentielle (home improvement contract), en dehors de l’acompte, vous ne pouvez ni demander ni accepter un paiement qui dépasse la valeur des travaux effectués ou des matériaux livrés, sauf si vous avez fourni l’un des cautionnements (bonds), ou le contrôle conjoint (joint control), que nomme l’article (B&P §7159.5).
• État de New York (NY) : quand un contrat de rénovation résidentielle prévoit des paiements d’étape avant l’achèvement substantiel des travaux, il doit fixer chacun en dollars et en cents, avec le stade d’avancement qui le rend exigible, et chacun doit avoir un rapport raisonnable avec les travaux, les matériaux ou les dépenses à ce moment-là ; les paiements à l’heure ou au temps pour des travaux déjà faits ne sont pas des paiements d’étape (GBL §771). La règle vise les contrats de plus de 500 $ US conclus par des entrepreneurs dont les contrats de rénovation résidentielle dépassent 1 500 $ US au total sur toute période de 12 mois consécutifs (GBL §770).

Provisions et avenants sur la facture

Une fois que le propriétaire a choisi un article prévu en provision, facturez la différence : à titre d’illustration, une provision de 2 000 $ US pour la céramique et 2 600 $ US de céramique choisie ajoutent 600 $ US, et un choix moins cher devient un crédit. Facturez chaque avenant signé sur sa propre ligne, avec son numéro, et reportez-le dans le total révisé.

En Pennsylvanie (PA), pour des travaux de rénovation résidentielle de plus de 500 $ US dans une résidence privée (les maisons neuves et les travaux d’urgence n’en font pas partie), nul ne peut s’écarter des plans ou du cahier des charges sur un point important sans un avenant écrit, daté et signé par l’entrepreneur et par le propriétaire, qui indique la variation de prix de chaque écart (73 P.S. §517.9).

La facture finale

Parcourez la liste des retouches avec le propriétaire avant d’envoyer la facture finale et, si le contrat prévoit une retenue de garantie, indiquez qu’elle est due à la date ou à l’événement que nomme le contrat. Au Massachusetts (MA), aucun paiement final ne peut être exigé pour un contrat de travaux d’entrepreneur résidentiel (residential contracting) de plus de 1 000 $ US avant que le contrat soit exécuté à la satisfaction des deux parties (c.142A §2) ; dans cet État, ces travaux désignent par exemple la réparation, la rénovation ou l’agrandissement d’un bâtiment préexistant, occupé par son propriétaire et comptant de un à quatre logements (c.142A §1).

Échéances et conditions de paiement

Inscrivez chaque échéance sous forme de date, calculée à partir de la facture ou de l’approbation de l’étape, selon votre contrat. Quand un prêteur de construction finance les paiements d’étape, renseignez-vous sur ses inspections et ses formalités avant le premier, car c’est son calendrier qui décide du moment où l’argent circule. Indiquez sur chaque facture les modes de paiement, le nom à l’ordre duquel libeller les chèques et, le cas échéant, le lien de paiement.

Taxe de vente sur les factures de construction

Aux États-Unis, l’application de la taxe de vente à un chantier de construction dépend de l’État, et les travaux d’installation peuvent être traités autrement que les réparations. Des lignes distinctes pour la main-d’œuvre et les matériaux vous donnent ce qu’il faut dans les deux cas. N’indiquez la taxe que là où votre État l’exige, et lisez le guide de votre État avant d’envoyer la première facture d’étape.

Privilèges : protéger votre droit d’être payé

Aux États-Unis, certains États lient les droits de privilège aux documents remis en cours de route. Deux exemples parmi d’autres :

Californie. Un entrepreneur direct, un sous-traitant, un fournisseur de matériaux, un loueur d’équipement, un ouvrier ou un professionnel de la conception qui fournit des travaux autorisés pour un ouvrage (work of improvement) a un droit de privilège (Civ. Code §8400). La validité d’une réclamation de privilège dépend d’un avis préliminaire (preliminary notice) donné au propriétaire, à l’entrepreneur direct pour lequel travaille le réclamant et à tout prêteur de construction ; mais si vous traitez directement avec le propriétaire, vous ne le donnez qu’au prêteur de construction, s’il y en a un, et les ouvriers n’ont pas à en donner (Civ. Code §8200). Vos sous-traitants et vos fournisseurs doivent donner le leur dans les 20 jours qui suivent le moment où ils commencent à fournir du travail ; un avis plus tardif ne couvre que le travail effectué à partir des 20 jours précédant sa signification (Civ. Code §8204).

Sauf si vous fournissez les cautionnements ou le contrôle conjoint que décrit l’article 7159.5, un contrat de rénovation résidentielle régi par l’article 7159 doit comporter l’avertissement prévu par la loi, intitulé « Mechanics Lien Warning » (avertissement sur le privilège de construction), qui informe le propriétaire que des sous-traitants, des fournisseurs et des ouvriers impayés peuvent inscrire un privilège même après qu’il vous a payé en entier (B&P §7159). Le CSLB (Contractors State License Board, l’organisme qui délivre les licences d’entrepreneur en Californie) conseille aux propriétaires d’obtenir une renonciation conditionnelle des réclamants potentiels avant chaque paiement et une renonciation inconditionnelle après ; il précise que l’entrepreneur direct est tenu de recueillir ces signatures et que la loi permet au propriétaire de retenir le paiement suivant jusqu’à réception des renonciations inconditionnelles du paiement précédent (CSLB). Recueillez les renonciations de vos sous-traitants et fournisseurs avant de facturer l’étape suivante.

État de Washington (WA). Avant de commencer un chantier de réparation, de transformation ou de construction portant sur au plus quatre logements résidentiels, ou sur des dépendances de cette propriété, dont le prix de soumission ou de contrat atteint 1 000 $ US ou plus, ou sur un bâtiment commercial dont le prix atteint 1 000 $ US ou plus mais reste sous 60 000 $ US, vous devez remettre au client la déclaration « NOTICE TO CUSTOMER » (avis au client), essentiellement dans la forme prévue par la loi (RCW 18.27.114). Elle informe notamment le client qu’il peut retenir un pourcentage défini par contrat à titre de retenue de garantie. Vous ne pouvez introduire ou maintenir une réclamation de privilège en vertu du chapitre 60.04 RCW sur ce contrat que si vous alléguez et prouvez l’avoir remise : conservez donc l’exemplaire signé, que la loi vous oblige à garder au moins trois ans. La règle ne vise pas les entrepreneurs qui passent des contrats avec d’autres entrepreneurs.

Trois erreurs qui retardent un paiement d’étape

1. Facturer avant les travaux. Une facture d’étape pour une étape inachevée donne au propriétaire, ou à l’inspecteur du prêteur, une raison de retenir tout le paiement.
2. Garder les avenants pour la fin. Des extras additionnés sur la facture finale, dont certains jamais signés, transforment le dernier paiement en négociation.
3. Une facture d’étape sans ses documents. Quand le propriétaire ou le prêteur attend des renonciations au privilège ou l’approbation d’une étape, une facture d’étape qui arrive sans elles attend à son tour.