Comment rédiger une facture de nettoyage

Donnez à chaque nettoyage sa propre ligne datée, qui nomme la formule effectuée, inscrivez chaque extra à part, et rendez l’échéance et le mode de paiement impossibles à manquer.

Lignes et unités d’une facture de nettoyage

Ligne	Unité	Mode de calcul
Ménage standard de la maison	visite	Chaque ménage, avec sa date
Grand ménage ou nettoyage après déménagement	forfait	Un prix pour le logement
Nettoyage à l’heure	h	Les heures de chaque membre de l’équipe, additionnées
Tâches en extra	u.	Chaque four, réfrigérateur, fenêtre ou lessive
Produits de nettoyage	forfait	Une fois par nettoyage, si vous les facturez
Accès impossible ou annulation tardive	visite	Une visite réservée que vous n’avez pas pu faire

Décrivez la ligne principale comme le client voit son logement, par exemple « Grand ménage, 3 chambres, 2 salles de bain, cuisine, plinthes et intérieur des fenêtres », pour qu’il puisse rapprocher la facture de ce qu’il constate en entrant. Pour un bureau, ajoutez la période de service et les étages ou les locaux couverts.

Nettoyages récurrents et carte enregistrée

Les clients servis chaque semaine, toutes les deux semaines ou chaque mois peuvent recevoir une facture après chaque nettoyage, ou une par mois qui énumère chaque visite avec sa date. Choisissez un rythme par client et respectez-le : une facture qui arrive au hasard suscite des questions.

Si vous débitez une carte enregistrée, conservez l’autorisation écrite du client, passez le débit au moment annoncé, par exemple le soir de chaque nettoyage, et envoyez-lui une facture ou un reçu le jour même. Un nettoyage que le client a déplacé avec un préavis suffisant n’est pas facturé du tout ; un nettoyage annulé tardivement ne l’est que selon votre politique écrite.

Acomptes sur les nettoyages ponctuels

Les nettoyages après un déménagement ou après des travaux et les premiers grands ménages se réservent souvent avec un acompte. La facture finale reprend le prix complet, déduit l’acompte et laisse le solde. À titre d’illustration, un nettoyage après déménagement de 500 $ US avec un acompte de 100 $ US affiche un total de 500 $ US, un montant payé de 100 $ US et un solde dû de 400 $ US.

Frais d’accès impossible et d’annulation

Ne facturez des frais d’accès impossible ou d’annulation tardive que si le client a accepté la politique avant la visite. Inscrivez-les sur leur propre ligne, avec la date et ce qui s’est passé, par exemple « Accès impossible à 9 h, selon la politique d’annulation », au lieu de les fondre dans le prix du nettoyage suivant. Des frais qui s’expliquent d’eux-mêmes, et qui correspondent à ce que le client a accepté, risquent beaucoup moins d’être contestés.

Échéances, modes de paiement et comptes commerciaux

Pour un logement, le paiement le jour du nettoyage ou à la réception de la facture garde le compte simple. Les bureaux, les gestionnaires immobiliers et les propriétaires d’immeubles paient selon les conditions de leur contrat : inscrivez l’échéance sous forme de date et leur numéro de bon de commande sur chaque facture. Énumérez tous les modes de paiement offerts au client, avec un lien de paiement si vous en avez un.

Les hôtes de locations de vacances veulent souvent une facture par nettoyage entre deux séjours, datée du départ du voyageur, ou une par mois qui énumère chacun de ces nettoyages. Pour un bureau, inscrivez tout extra demandé par le client, comme le détachage d’un tapis ou un nettoyage après un événement, sur sa propre ligne, avec la date et le nom de la personne qui l’a demandé, pour qu’on ne le prenne pas pour une modification du prix du contrat.

Taxe de vente sur les factures de nettoyage

Aux États-Unis, les services de nettoyage sont taxés ou non selon l’État. Gardez la main-d’œuvre de nettoyage sur une ligne et les fournitures ou produits que vous facturez sur une autre, pour que chacun soit traité comme votre État l’exige. N’indiquez de taxe sur la facture que si votre État vous oblige à la percevoir sur le nettoyage, et consultez le guide de la taxe de vente de votre État avant d’envoyer la première facture. Au Canada, vérifiez auprès de votre province.

Trois erreurs de facturation en nettoyage qui retardent le paiement

1. Une seule ligne pour tout. « Nettoyage » avec un prix unique pour un grand ménage cache le four, les fenêtres et les plinthes que le client a payés en extra, et l’invite à appeler pour demander pourquoi c’était plus cher que la dernière fois.
2. Des frais qui surprennent. Des frais d’accès impossible que le client n’a jamais acceptés, débités sur sa carte enregistrée : voilà comment un petit montant devient une contestation auprès de l’émetteur de sa carte.
3. Oublier les références du client. Une facture de bureau sans numéro de bon de commande, ou établie au mauvais nom d’entreprise, vous revient au lieu d’aller au service des comptes fournisseurs.