Comment rédiger une facture de chauffage et de climatisation

Nommez chaque visite, réparation, pièce et livre de réfrigérant, déduisez chaque paiement déjà reçu et fixez une échéance ferme.

Lignes à facturer et leurs unités

Ligne	Unité	Mode de calcul
Main-d’œuvre CVC	h	Temps sur place, par technicien
Diagnostic ou dépannage	visite	Un par déplacement
Réparation à prix fixe	forfait	Un prix par réparation nommée
Pièces	u.	Chaque pièce, avec son numéro de pièce
Réfrigérant	lb	Livres ajoutées, par type
Équipement	u.	Marque, modèle et numéro de série
Visite d’entretien	visite	Chaque visite que comprend le contrat d’entretien
Permis	u.	Les frais et le numéro du permis

Nommez chaque réparation d’après le composant et l’appareil qu’il dessert, par exemple « Remplacer le moteur de soufflante, appareil de traitement d’air du grenier », et non « Réparation de climatisation ». Le réfrigérant a sa propre ligne, avec le type et les livres ajoutées, par exemple R-410A, 2 lb, pour que le client voie à quoi correspond le montant. Quand les frais de diagnostic sont déduits de la réparation, présentez-les comme un crédit, pour que personne ne croie les avoir payés deux fois.

Acomptes et paiements déjà reçus

Indiquez le prix total du contrat, énumérez chaque paiement reçu avec sa date et ne facturez que la différence. À titre d’illustration, en chiffres ronds : pour un contrat de 10 000 $ US avec un acompte de 1 000 $ US et un paiement d’étape de 4 000 $ US, la facture finale affiche 10 000 $ US, un montant payé de 5 000 $ US et un solde dû de 5 000 $ US.

Dépannages, installations et contrats d’entretien

Facturez un dépannage une fois le travail terminé, avant de partir si possible. Une installation facturée par étapes suit l’échéancier du contrat : nommez l’étape que couvre chaque facture, comme la livraison de l’équipement ou la mise en service terminée, et indiquez le cumul facturé. Un contrat d’entretien donne lieu à une facture par période de facturation ou par visite, selon ce qu’il prévoit, qui énumère les visites couvertes ; une réparation découverte pendant une visite d’entretien va sur sa propre ligne.

Échéances et conditions de paiement

Fixez les conditions à la réservation et inscrivez l’échéance sous forme de date, avec les modes de paiement que vous acceptez. Les clients commerciaux et les gestionnaires immobiliers paient souvent par leur service des comptes fournisseurs : demandez-leur avant la première facture ce qu’ils veulent y voir, comme un numéro de bon de commande, l’adresse du site ou le numéro d’unité.

Taxe de vente sur les factures de CVC

Aux États-Unis, les États ne s’accordent pas sur la taxation de la main-d’œuvre, de l’équipement et des pièces de CVC, et l’installation d’un nouveau système peut être taxée autrement que la réparation d’un ancien. Gardez la main-d’œuvre, l’équipement et les pièces sur des lignes distinctes, pour que chacun soit traité comme votre État le traite. N’ajoutez la taxe que là où votre État vous oblige à la percevoir, et consultez d’abord le guide de votre État.

Registres de réfrigérant de l’EPA : les appareils visés

Aux États-Unis, deux règles de l’EPA (Environmental Protection Agency, l’agence fédérale américaine de l’environnement) exigent un registre d’entretien quand du réfrigérant est ajouté ou retiré, et chacune ne vise que certains appareils :

• Réfrigérants qui appauvrissent la couche d’ozone : la règle ne s’applique qu’aux appareils dont la charge complète est de 50 livres ou plus d’un réfrigérant de classe I ou de classe II, ou d’un mélange qui en contient un, et non aux appareils qui ne contiennent que des réfrigérants de substitution (40 CFR 82.157).
• HFC et leurs substituts : la règle s’applique aux appareils dont la charge complète est de 15 livres ou plus d’un réfrigérant qui contient une substance réglementée ou un substitut d’une telle substance dont le potentiel de réchauffement planétaire dépasse 53. Elle exclut les appareils utilisés pour la climatisation et les pompes à chaleur des secteurs résidentiel et commercial léger, ainsi que les appareils qui ne contiennent qu’un réfrigérant appauvrissant la couche d’ozone (40 CFR 84.106).

Sur un appareil visé, quiconque ajoute ou retire du réfrigérant doit remettre au propriétaire ou à l’exploitant une documentation à la fin de l’intervention. Si vous intervenez sur un appareil dont vous n’êtes ni le propriétaire ni l’exploitant, le registre indique l’identité et l’emplacement de l’appareil, la date, les pièces sur lesquelles vous avez travaillé, le type de travail fait sur chacune, le nom de la personne qui l’a fait, ainsi que la quantité et le type de réfrigérant ajouté ou, en cas d’élimination, retiré. Indiquer le type et les livres sur chaque facture reste de toute façon une bonne pratique.

Ce que certains États exigent sur les documents de CVC

Voici quelques exemples aux États-Unis, qui ne forment pas une liste complète :

• Texas (TX) : le barème des sanctions du TDLR (Texas Department of Licensing and Regulation, l’organisme texan qui délivre les licences professionnelles) pour les entrepreneurs en climatisation et en réfrigération range parmi les infractions le fait de ne pas remettre de facture au consommateur, d’omettre le numéro de licence, ou le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’entreprise, sur une proposition ou une facture, et d’omettre les renseignements sur le TDLR (Department information) sur une proposition, une facture, un contrat ou une affiche dans l’établissement (TDLR). La règle sur laquelle repose ce barème, 16 TAC §75.71(i), présente ces renseignements sous la forme de la mention « Regulated by The Texas Department of Licensing and Regulation, P.O. Box 12157, Austin, Texas 78711, 1-800-803-9202, 512-463-6599, » (soit « réglementé par le Texas Department of Licensing and Regulation », avec son adresse postale et ses numéros de téléphone), suivie de l’adresse du site Web du TDLR (16 TAC §75.71(i)).
• Numéros de licence : la Californie (CA) exige le numéro d’un entrepreneur titulaire d’une licence dans tous les contrats de construction, contrats de sous-traitance et appels d’offres (B&P §7030.5) ; la Floride (FL), un numéro d’enregistrement ou de certification dans toute offre de services, proposition commerciale, soumission et tout contrat (Fla. Stat. §489.119) ; la Pennsylvanie (PA), pour une rénovation résidentielle (home improvement) de plus de 500 $ US dans une résidence privée, le numéro d’enregistrement de l’entrepreneur au sens de la loi (celui dont les travaux de rénovation résidentielle ont atteint 5 000 $ US au cours de l’année d’imposition précédente) sur ses contrats, devis et propositions établis avec des propriétaires (73 P.S. §517.6). Inscrivez-le aussi sur vos factures : tous vos documents le porteront.

Au Québec, la Régie du bâtiment du Québec (RBQ) exige que l’entrepreneur inscrive son numéro de licence, sous la forme « Licence RBQ : XXXX-XXXX-XX », sur ses estimations, soumissions, contrats, états de compte et factures ; les membres de la Corporation des maîtres mécaniciens en tuyauterie du Québec (CMMTQ) ou de la Corporation des maîtres électriciens du Québec, que le logo de leur corporation identifie, n’ont pas à l’afficher, pas plus que les entrepreneurs domiciliés hors du Québec (RBQ). Sous réserve des exclusions de la Loi sur les maîtres mécaniciens en tuyauterie, nul ne peut exercer comme maître mécanicien en tuyauterie, notamment pour les systèmes de chauffage et de brûleurs à l’huile ou au gaz naturel (mais non au propane), sans être membre en règle de la CMMTQ ; les travaux de construction sur les systèmes de réfrigération, y compris ceux qui servent à rafraîchir l’air, n’exigent toutefois pas cette adhésion (RLRQ c. M-4). Un entrepreneur en CVC n’est donc pas forcément exempté. Ailleurs au Canada, vérifiez auprès de votre province.

Trois erreurs qui retardent le paiement

1. « Recharge du système » sur une seule ligne. Sans le type de réfrigérant et les livres ajoutées, le client ne sait pas ce qu’il a acheté, et un retour pour la même fuite déclenche une dispute.
2. Des frais de diagnostic inexpliqués. S’ils ont été déduits de la réparation, montrez le crédit ; sinon, le client aurait dû l’apprendre avant que vous commenciez.
3. Des pièces changées sans l’accord du client. Un contacteur absent du devis accepté est la ligne que le client remet en question : inscrivez-le avec son prix et faites signer avant de l’installer.