Comment rédiger une facture d’aménagement paysager

Facturez les matériaux dans les unités dans lesquelles vous les avez achetés et posés, la main-d’œuvre à l’heure ou au forfait, et déduisez chaque paiement antérieur avant d’indiquer le solde.

Lignes et unités d’une facture d’aménagement paysager

Ligne	Unité	Mode de calcul
Main-d’œuvre paysagère	h	Heures de l’équipe sur place
Paillis de bois franc	vg³	Verges cubes épandues
Gazon en plaques	pi²	Surface posée
Plantes et arbres	u.	Chacun, avec l’espèce et la taille du contenant
Pierre ou gravier	vg³	Verges cubes livrées et épandues
Frais de conception	forfait	Déduits de l’aménagement, si c’est convenu
Livraison ou enlèvement	forfait	Chaque chargement apporté ou emporté

Nommez les plantes par espèce et par taille, par exemple « Buis, contenant de 3 gallons », pour que le client puisse comparer ce qui a été planté à ce qui figurait au devis. Séparez les matériaux fournis des heures passées par votre équipe et, si vous remplacez une plante au titre de votre garantie, inscrivez-la sur une ligne sans frais pour que le dossier reste complet.

Aménagements : acompte, paiement d’étape, facture finale

Un plan de plantation, un patio ou un système d’irrigation se facture généralement par étapes : un acompte à la signature pour les plantes et les matériaux, un paiement d’étape quand une étape comme l’aménagement minéral (hardscape) est terminée, et le solde à la fin des travaux. La facture finale indique le prix complet, chaque paiement reçu et ce qui reste. À titre d’illustration, un aménagement de 10 000 $ US avec un acompte de 1 000 $ US et un paiement d’étape de 4 000 $ US se termine par une facture finale qui affiche un montant payé de 5 000 $ US et un solde dû de 5 000 $ US.

Aux États-Unis, la Californie (CA) range l’aménagement paysager dans la rénovation résidentielle (home improvement) (B&P §7151) et, dans un contrat de rénovation résidentielle, l’acompte est le seul paiement qui peut devancer les travaux faits et les matériaux livrés : au-delà, les paiements ne peuvent dépasser la valeur des travaux déjà effectués ou des matériaux déjà livrés, que vous les demandiez ou que le client les offre, sauf si vous avez fourni l’un des cautionnements, ou l’équivalent de cautionnement ou le contrôle conjoint approuvés par le registraire (registrar), que décrit l’article (B&P §7159.5). Calez donc chaque facture d’étape sur ce qui est déjà planté ou livré sur le chantier.

Entretien : une facture par mois ou par visite

Les contrats d’entretien se facturent à la visite ou par un montant mensuel fixe sur toute la saison. Énumérez les dates de visite sur une facture mensuelle, et mettez les extras, comme un nettoyage après une tempête ou la remise en état des plates-bandes au printemps, sur leurs propres lignes, au prix convenu. Si le client paie par carte enregistrée, envoyez quand même la facture pour qu’il voie ce que couvre le débit.

Échéances et conditions de paiement

Inscrivez sur chaque facture une échéance sous forme de date. Pour un aménagement, rendez le paiement final exigible à la visite de fin de travaux, quand le client peut voir le résultat. Pour l’entretien, choisissez un jour de facturation par mois, et précisez comment vous acceptez les paiements et à l’ordre de qui libeller les chèques. Les gestionnaires immobiliers et les associations de propriétaires ont souvent besoin de leur numéro de bon de commande ou de compte sur chaque facture.

Taxe de vente sur les plantes et la main-d’œuvre paysagère

Les plantes, la pierre et le paillis sont des matériaux ; les planter, construire un patio et tondre relèvent de la main-d’œuvre. Aux États-Unis, les États ne tracent pas la limite de la taxe au même endroit, et les travaux d’installation peuvent être taxés autrement que l’entretien ou la réparation. Gardez les matériaux et la main-d’œuvre sur des lignes séparées, n’indiquez la taxe que là où votre État l’exige, et consultez le guide de votre État.

Droits de privilège et renonciations

Aux États-Unis, certains États accordent des droits de privilège aux paysagistes et y rattachent des étapes. En Californie, la loi sur les privilèges accorde un droit de privilège à quiconque fournit des travaux autorisés pour un ouvrage (work of improvement), notamment les entrepreneurs, les sous-traitants, les fournisseurs de matériaux, les loueurs d’équipement, les ouvriers et les professionnels de la conception (Civ. Code §8400), et un ouvrage comprend notamment l’ensemencement, le gazonnement ou la plantation d’un terrain à des fins d’aménagement paysager (Civ. Code §8050). Quand vous travaillez pour un constructeur ou un entrepreneur général, votre avis préliminaire (preliminary notice) va au propriétaire, à l’entrepreneur direct pour lequel vous travaillez et à tout prêteur de construction, et il est une condition préalable à la validité d’une réclamation de privilège (Civ. Code §8200) ; quand vous traitez vous-même avec le propriétaire, il ne va qu’au prêteur de construction, s’il y en a un. Donnez-le au plus tard 20 jours après avoir commencé à fournir du travail ; donné plus tard, il ne fonde un privilège que pour le travail effectué à partir des 20 jours précédant sa signification (Civ. Code §8204).

Le CSLB (Contractors State License Board, l’organisme qui délivre les licences d’entrepreneur en Californie) explique aux propriétaires californiens que la loi leur permet de retenir le paiement suivant tant qu’ils n’ont pas les renonciations inconditionnelles liées au précédent, et qu’ils devraient obtenir des renonciations conditionnelles avant de payer (CSLB). Ailleurs aussi, la FTC (Federal Trade Commission, l’agence fédérale de protection du consommateur) conseille aux propriétaires de demander à l’entrepreneur, et à chaque sous-traitant et fournisseur, une renonciation au privilège (lien release ou lien waiver) (FTC, Hiring a Contractor). Ayez en main les renonciations de votre pépinière et de votre fournisseur de pierre quand vous envoyez une facture d’étape. Au Canada, vérifiez auprès de votre province.

Trois erreurs qui retardent le paiement

1. Des plantes facturées sans taille. « 12 arbustes » ne permet pas au client de comparer le travail au devis : la question arrive avant le paiement.
2. Des extras qui apparaissent pour la première fois sur la facture. Une correction du drainage ou une verge de terre supplémentaire convenues sur la pelouse, mais jamais mises par écrit, sont contestées.
3. Une facture finale avant la visite de fin de travaux. Demander le solde avant que le client ait vu les plates-bandes terminées l’invite à dresser une liste de retouches plutôt qu’à payer.