Cómo hacer una factura de jardinería y paisajismo

Facture los materiales en las unidades en que los compró e instaló, la mano de obra por hora o por trabajo, y descuente cada pago anterior antes de mostrar el saldo.

Conceptos y unidades de una factura de jardinería y paisajismo

Concepto	Unidad	Cómo se cuenta
Mano de obra de jardinería	h	Horas de la cuadrilla en el lugar
Mantillo de madera	yd³	Yardas esparcidas
Césped en rollo	pie²	Área colocada
Plantas y árboles	pza.	Cada uno, con especie y tamaño del contenedor
Piedra o grava	yd³	Yardas entregadas y esparcidas
Honorarios de diseño	trabajo	Se descuentan de la instalación, si se acordó
Entrega o retiro	trabajo	Cada carga que entra o sale

Nombre las plantas por especie y tamaño, por ejemplo “Boj, 3 galones”, para que el cliente pueda comparar lo que se plantó con lo que se cotizó. Separe los materiales que suministró de las horas que trabajó su cuadrilla, y si reemplaza una planta por su garantía, muéstrela en un concepto sin cargo para que el registro quede completo.

Instalaciones: anticipo, pago por avance y factura final

Un plan de plantación, un patio o una instalación de riego suele facturarse por etapas: un anticipo al firmar para plantas y materiales, un pago por avance de obra cuando se termina una etapa, como la obra dura (hardscape), y el saldo al terminar. La factura final muestra el precio completo, cada pago recibido y lo que falta. A modo de ilustración, una instalación de $10,000 con un anticipo de $1,000 y un pago por avance de obra de $4,000 termina con una factura final que muestra $5,000 pagados y $5,000 pendientes.

California (CA) cuenta el paisajismo (landscaping) como mejora para el hogar (home improvement) (B&P §7151), y en un contrato de mejoras para el hogar el pago inicial es el único pago que puede adelantarse al trabajo hecho y a los materiales entregados: aparte de él, los pagos no pueden superar el valor del trabajo ya hecho o de los materiales ya entregados, los pida usted o los ofrezca el cliente, salvo que haya otorgado una de las fianzas, o el equivalente de fianza o el control conjunto (joint control) aprobados por el registrador, que describe la sección (B&P §7159.5). Así que haga coincidir cada factura de avance con lo que ya está instalado o entregado en la obra.

Mantenimiento: una factura al mes o por visita

Los contratos de mantenimiento se facturan por visita o con un monto mensual fijo durante la temporada. Anote las fechas de visita en una factura mensual, y ponga los extras, como una limpieza después de una tormenta o la renovación de las camas de plantas en primavera, en sus propios conceptos, con el precio acordado. Si el cliente paga con una tarjeta guardada, envíe la factura de todos modos para que vea qué cubrió el cargo.

Vencimiento y condiciones de pago

Ponga en cada factura el vencimiento como una fecha del calendario. En las instalaciones, haga que el pago final venza en el recorrido final, cuando el cliente puede ver el trabajo terminado. En el mantenimiento, elija un día de facturación al mes, y diga cómo acepta pagos y a nombre de quién se emiten los cheques. Los administradores de propiedades y las asociaciones de propietarios suelen necesitar su número de orden de compra o de cuenta en cada factura.

Impuesto sobre las ventas en plantas y mano de obra de jardinería

Las plantas, la piedra y el mantillo son materiales; plantarlas, construir un patio y cortar el césped son mano de obra. Los estados trazan la línea del impuesto en lugares distintos, y el trabajo instalado puede gravarse de forma distinta al mantenimiento o la reparación. Mantenga los materiales y la mano de obra en conceptos separados, muestre el impuesto solo donde su estado lo exija y consulte la guía de su estado.

Derechos de gravamen y liberaciones

Algunos estados dan derechos de gravamen a los paisajistas y fijan pasos para ejercerlos. La ley de gravámenes de California da un derecho de gravamen a quienes aportan trabajo autorizado para una obra de mejora (work of improvement), entre ellos los contratistas, subcontratistas, proveedores de materiales, arrendadores de equipo, trabajadores y profesionales de diseño (Civ. Code §8400), y una obra de mejora incluye sembrar, colocar césped en rollo o plantar en un inmueble con fines de paisajismo (Civ. Code §8050). Cuando trabaja para un constructor o un contratista general, su aviso preliminar (preliminary notice) va al propietario, al contratista directo para el que trabaja y a cualquier prestamista de la construcción, y es un requisito previo para un reclamo de gravamen válido (Civ. Code §8200); cuando contrata usted mismo con el propietario, va solo al prestamista de la construcción, si lo hay. Entréguelo a más tardar 20 días después de aportar trabajo por primera vez; si se entrega después, solo respalda un gravamen por el trabajo desde 20 días antes de su entrega en adelante (Civ. Code §8204).

La CSLB (Contractors State License Board, la junta estatal de licencias de contratistas) les dice a los propietarios de California que la ley les permite retener el siguiente pago hasta tener las liberaciones de gravamen incondicionales del anterior, y que reúnan liberaciones condicionales antes de pagar (CSLB). También en otros lugares, la FTC (Comisión Federal de Comercio) les dice a los propietarios de vivienda que pidan al contratista y a cada subcontratista y proveedor una liberación o una renuncia al gravamen (lien release o lien waiver) (FTC, Hiring a Contractor). Tenga listas las liberaciones de su vivero y de su proveedor de piedra cuando envíe una factura de avance.

Tres errores que retrasan el pago

1. Plantas facturadas sin tamaño. “12 arbustos” no le da al cliente forma de comparar el trabajo con la cotización, así que la pregunta llega antes que el pago.
2. Extras que aparecen por primera vez en la factura. Un arreglo de drenaje o una yarda extra de tierra acordados en el jardín pero nunca puestos por escrito terminan en disputa.
3. Una factura final antes del recorrido. Pedir el saldo antes de que el cliente haya visto las camas de plantas terminadas invita a una lista de pendientes en lugar de un pago.