Cómo hacer una factura de climatización (HVAC)

Nombre cada visita, reparación, pieza y libra de refrigerante, descuente cada pago ya hecho y fije una fecha de vencimiento firme.

Conceptos que se facturan y sus unidades

Concepto	Unidad	Cómo se cuenta
Mano de obra de climatización	h	Tiempo en el lugar, por técnico
Diagnóstico o visita de servicio	visita	Una por viaje
Reparación a precio fijo	trabajo	Un precio por cada reparación indicada
Piezas	pza.	Cada pieza, con su número de pieza
Refrigerante	lb	Libras agregadas, por tipo
Equipo	pza.	Marca, modelo y número de serie
Visita de mantenimiento	visita	Cada visita que incluye el plan
Permiso	pza.	La tarifa y el número del permiso

Nombre cada reparación según el componente y el equipo al que sirve, por ejemplo “Cambiar el motor del ventilador, unidad manejadora de aire del ático”, no “Reparación de aire acondicionado”. El refrigerante va en su propio concepto con el tipo y las libras agregadas, por ejemplo R-410A, 2 lb, para que el cliente vea a qué corresponde el cargo. Cuando el cargo por diagnóstico se descuenta de la reparación, muéstrelo como un crédito para que nadie piense que se pagó dos veces.

Anticipos y pagos ya recibidos

Muestre el precio completo del contrato, anote cada pago recibido con su fecha y facture solo la diferencia. Un ejemplo con números redondos: en un contrato de $10,000 con un anticipo de $1,000 y un pago por avance de obra de $4,000, la factura final muestra $10,000, $5,000 pagados y $5,000 pendientes.

Reparaciones, instalaciones y planes de mantenimiento

Facture una visita de reparación cuando termine el trabajo, antes de irse si puede. Una instalación facturada por etapas sigue el calendario de pagos del contrato: indique la etapa que cubre cada factura, como la entrega del equipo o la puesta en marcha terminada, y muestre el total facturado acumulado. Un plan de mantenimiento lleva una factura por período de facturación o por visita, según fije el plan, con las visitas que cubre; una reparación que surja en una visita del plan va en su propio concepto.

Vencimiento y condiciones de pago

Fije las condiciones al agendar el trabajo y ponga el vencimiento como una fecha del calendario, junto con los medios de pago que acepta. Los clientes comerciales y los administradores de propiedades suelen pagar a través de cuentas por pagar, así que pregunte antes de la primera factura qué necesitan que lleve, como el número de orden de compra, la dirección del lugar o el número de la unidad.

Impuesto sobre las ventas en facturas de climatización

Los estados difieren sobre si la mano de obra, el equipo y las piezas de climatización están gravados, y la instalación de un sistema nuevo puede gravarse de forma distinta a la reparación de uno viejo. Mantenga la mano de obra, el equipo y las piezas en conceptos separados para que cada uno reciba el trato que le da su estado. Agregue el impuesto solo donde su estado le exija cobrarlo, y consulte antes la guía de su estado.

Registros de refrigerante de la EPA: qué equipos cubren

Dos reglas de la EPA (Agencia de Protección Ambiental) exigen un registro de servicio cuando se agrega o se retira refrigerante, y cada una cubre solo ciertos equipos:

• Refrigerantes que agotan la capa de ozono: la regla se aplica solo a equipos con una carga completa de 50 libras o más de un refrigerante de clase I o clase II, o de una mezcla que contenga uno, y no a equipos que contienen solo refrigerantes sustitutos (40 CFR 82.157).
• Los HFC y sus sustitutos: la regla se aplica a equipos con una carga completa de 15 libras o más de un refrigerante que contiene una sustancia regulada o un sustituto de una de ellas con un potencial de calentamiento global mayor de 53. Excluye los equipos que se usan para aire acondicionado y bombas de calor residenciales y comerciales ligeros, y los equipos que contienen solo un refrigerante que agota la capa de ozono (40 CFR 84.106).

En un equipo cubierto, quien agrega o retira refrigerante debe dar documentación al propietario o al operador al terminar el trabajo. Si da servicio a un equipo del que usted no es propietario ni operador, el registro indica la identificación y la ubicación del equipo, la fecha, las piezas en que se trabajó, el tipo de trabajo en cada pieza, el nombre de quien lo hizo y la cantidad y el tipo de refrigerante agregado, o retirado si el equipo se desecha. De todos modos, mostrar el tipo y las libras en cada factura es una buena práctica.

Lo que exigen algunos estados en los documentos de climatización

Algunos ejemplos, no una lista completa:

• Texas (TX): la tabla de sanciones del TDLR (el departamento de licencias y regulación de Texas) para contratistas de aire acondicionado y refrigeración enumera como infracciones no entregar una factura al consumidor, omitir en una propuesta o factura el número de licencia o el nombre, la dirección y el teléfono de la empresa, y omitir la información del Departamento en una propuesta, factura, contrato o letrero del local comercial (TDLR). La regla en la que se basa la tabla, 16 TAC §75.71(i), da esa información como la declaración “Regulated by The Texas Department of Licensing and Regulation, P.O. Box 12157, Austin, Texas 78711, 1-800-803-9202, 512-463-6599,” (regulado por el departamento de licencias y regulación de Texas, con su dirección y sus teléfonos), seguida de la dirección del sitio web del TDLR (16 TAC §75.71(i)).
• Números de licencia: California (CA) exige el número del contratista con licencia en todos los contratos de construcción, subcontratos y convocatorias a licitación (B&P §7030.5); Florida (FL), un número de registro o de certificación en cada oferta de servicios, propuesta comercial, licitación y contrato (Fla. Stat. §489.119); Pensilvania (PA), en mejoras para el hogar (home improvement) de más de $500 en una residencia privada, el número de registro del contratista según la ley (uno cuyas mejoras para el hogar llegaron a $5,000 en el año fiscal anterior) en sus contratos, presupuestos y propuestas con propietarios (73 P.S. §517.6). Imprímalo también en las facturas, y así todos sus documentos lo llevarán.

Tres errores que retrasan el pago

1. “Recargar el sistema” en un solo concepto. Sin el tipo de refrigerante y las libras, el cliente no sabe qué compró, y una segunda visita por la misma fuga empieza una discusión.
2. Un cargo por diagnóstico sin explicar. Si se descontó de la reparación, muestre el crédito; si no, el cliente debió saberlo antes de que usted empezara.
3. Piezas cambiadas sin preguntar. Un contactor que no estaba en la cotización aprobada es el concepto que el cliente cuestiona, así que póngalo por escrito con su precio y consiga una firma antes de instalarlo.