Cómo hacer una factura de contratista general

Facture cada etapa contra el precio del contrato, ponga en conceptos propios las órdenes de cambio firmadas y las diferencias de las asignaciones (allowances), y cierre con lo pagado y lo que falta.

Conceptos de una factura de contratista general

Concepto	Unidad	Cómo se cuenta
Pago por etapa del contrato	trabajo	La etapa terminada, según el calendario de pagos
Orden de cambio	trabajo	Un concepto por cada orden de cambio firmada, con su número
Diferencia de asignación	trabajo	Lo que eligió el propietario menos la asignación
Mano de obra del contratista	h	Horas trabajadas, en trabajos por tiempo y materiales
Materiales	pza.	Cada artículo, como placas de yeso de 4×8
Permiso	pza.	La tarifa, con el número del permiso
Contenedor	pza.	Cada contenedor entregado y retirado

Un trabajo a precio global se factura en pagos por etapa contra el precio, así que las horas y los recibos no van en la factura. En un trabajo por costo más honorarios (cost-plus) o por tiempo y materiales, anote los costos por oficio, tenga listos los recibos y muestre sus honorarios o su recargo (markup) en un concepto propio.

Pagos por etapa contra el precio del contrato

Vincule cada pago por etapa a una etapa que nombre el contrato, como la estructura, la inspección de la instalación preliminar o la placa de yeso, para que su vencimiento sea un hecho comprobable. Cada factura de etapa lleva la misma cuenta acumulada: precio original, órdenes de cambio firmadas, total revisado, lo facturado antes, esta etapa y lo que falta por facturar. A modo de ilustración, un contrato de $60,000 con una orden de cambio de $4,000 suma $64,000; con $30,000 ya facturados, un pago de $16,000 por la placa de yeso deja $18,000 por facturar. Descuente el anticipo como diga su contrato, y muéstrelo en cada factura de etapa.

Algunos estados vinculan la facturación por avance al trabajo mismo. Por ejemplo:

• California (CA): en un contrato de mejoras para el hogar (home improvement), aparte del pago inicial, usted no puede pedir ni aceptar un pago que supere el valor del trabajo hecho o de los materiales entregados, salvo que haya otorgado una de las fianzas, o el control conjunto (joint control), que nombra la sección (B&P §7159.5).
• Nueva York (NY): cuando un contrato de mejoras para el hogar prevé pagos por avance de obra antes de la terminación sustancial, debe fijar cada uno en dólares y centavos junto con la etapa de avance que lo hace exigible, y cada uno debe guardar una relación razonable con el trabajo, los materiales o los gastos en ese momento; los pagos por hora o por tiempo por trabajo ya hecho no son pagos por avance de obra (GBL §771). Se aplica a los contratos de más de $500 de contratistas cuyos contratos de mejoras para el hogar suman más de $1,500 en cualquier período de 12 meses consecutivos (GBL §770).

Asignaciones y órdenes de cambio en la factura

Cuando el propietario elige un artículo de una asignación, facture la diferencia: a modo de ilustración, con una asignación de $2,000 para azulejos y $2,600 en azulejos elegidos, se agregan $600, y una elección más barata se convierte en un crédito. Facture cada orden de cambio firmada en su propio concepto con su número, y súmela al total revisado.

En Pensilvania (PA), en trabajos de mejoras para el hogar de más de $500 en una residencia privada (no se incluyen las casas nuevas ni los trabajos de emergencia), nadie puede apartarse de los planos o las especificaciones en ningún aspecto sustancial sin una orden de cambio escrita, fechada y firmada por el contratista y el propietario, que indique el cambio de precio de cada desviación (73 P.S. §517.9).

La factura final

Revise la lista de pendientes (punch list) con el propietario antes de enviar la factura final y, si el contrato retiene una parte del pago como garantía (retainage), muéstrela como exigible en la fecha o con el hecho que indique el contrato. En Massachusetts (MA), no se puede exigir el pago final de un acuerdo de contratación residencial (residential contracting) de más de $1,000 hasta que el contrato se complete a satisfacción de ambas partes (c.142A §2); allí, la contratación residencial es un trabajo como una reparación, una renovación o una ampliación en un edificio ya existente, ocupado por su propietario y con una a cuatro viviendas (c.142A §1).

Vencimiento y condiciones de pago

Escriba cada vencimiento como una fecha del calendario, contada desde la factura o desde la aprobación de la etapa, como diga su contrato. Cuando un prestamista de la construcción financia los pagos por etapa, conozca sus pasos de inspección y documentación antes del primero, porque su calendario decide cuándo se mueve el dinero. Ponga en cada factura los medios de pago, a nombre de quién se emiten los cheques y el enlace de pago, si lo tiene.

Impuesto sobre las ventas en facturas de construcción

Cada estado decide si un trabajo de construcción lleva impuesto sobre las ventas, y lo instalado puede tratarse de forma distinta a las reparaciones. Con conceptos separados de mano de obra y materiales, tiene lo que necesita en cualquier caso. Muestre el impuesto solo donde su estado lo exija, y lea la guía de su estado antes de enviar la primera factura de etapa.

Gravámenes: cómo proteger su derecho a cobrar

Algunos estados condicionan los derechos de gravamen a documentos que se entregan en el camino. Dos ejemplos, no una lista completa:

California. Un contratista directo, subcontratista, proveedor de materiales, arrendador de equipo, trabajador (laborer) o profesional de diseño que aporta trabajo autorizado para una obra de mejora (work of improvement) tiene un derecho de gravamen (Civ. Code §8400). Un reclamo de gravamen válido depende de un aviso preliminar (preliminary notice) al propietario, al contratista directo para el que trabaja el reclamante y a cualquier prestamista de la construcción; pero si usted contrata directamente con el propietario, solo se lo da al prestamista de la construcción, si lo hay, y los trabajadores no tienen que darlo (Civ. Code §8200). Sus subcontratistas y proveedores deben dar el suyo dentro de los 20 días después de aportar trabajo por primera vez; uno posterior solo cubre el trabajo desde 20 días antes de su entrega en adelante (Civ. Code §8204).

Salvo que otorgue las fianzas o el control conjunto que describe el §7159.5, un contrato de mejoras para el hogar según el §7159 debe incluir la Mechanics Lien Warning de la ley (la advertencia sobre gravámenes de construcción), que avisa al propietario que los subcontratistas, proveedores y trabajadores impagos pueden registrar gravámenes aunque él le haya pagado a usted todo (B&P §7159). La CSLB (Contractors State License Board, la junta estatal de licencias de contratistas) aconseja a los propietarios obtener una liberación de gravamen condicional de los posibles reclamantes antes de cada pago y una incondicional después, dice que el contratista directo está obligado a conseguir esas firmas y dice que la ley permite al propietario retener el siguiente pago hasta recibir las liberaciones incondicionales del pago anterior (CSLB). Reúna las liberaciones de sus subcontratistas y proveedores antes de facturar la siguiente etapa.

Washington (WA). Antes de empezar un trabajo para reparar, modificar o construir cuatro unidades residenciales o menos, o estructuras accesorias en esa propiedad, con un precio de oferta o de contrato de $1,000 o más, o un edificio comercial con un precio de $1,000 o más pero menor de $60,000, debe entregar al cliente la declaración “NOTICE TO CUSTOMER” (aviso al cliente), redactada sustancialmente como el formulario de la ley (RCW 18.27.114). Entre otras cosas, le dice al cliente que puede retener como garantía (retainage) un porcentaje definido en el contrato. No puede presentar ni mantener un reclamo de gravamen según el capítulo 60.04 RCW sobre ese contrato salvo que alegue y pruebe que la entregó, así que guarde la copia firmada, que según la ley debe conservar al menos tres años. La regla no cubre a los contratistas que contratan con otros contratistas.

Tres errores que frenan un pago por etapa

1. Facturar antes del trabajo. Una factura por una etapa sin terminar le da al propietario, o al inspector del prestamista, un motivo para retener todo el pago.
2. Dejar las órdenes de cambio para el final. Los adicionales sumados en la factura final, algunos nunca firmados, convierten el último pago en una negociación.
3. Una factura de etapa sin sus documentos. Cuando el propietario o el prestamista espera liberaciones de gravamen o la aprobación de la etapa, una factura que llega sin ellas queda en espera.