Cómo hacer una factura de limpieza

Dé a cada limpieza su propio concepto, con su fecha y el nivel de limpieza que hizo, anote cada extra por separado, y haga que la fecha de vencimiento y la forma de pago sean imposibles de pasar por alto.

Conceptos y unidades de una factura de limpieza

Concepto	Unidad	Cómo se cuenta
Limpieza general de la casa	visita	Cada limpieza, con su fecha
Limpieza profunda o de mudanza	trabajo	Un precio por la vivienda
Limpieza por horas	h	Las horas de cada limpiador, sumadas
Tareas adicionales	pza.	Cada horno, refrigerador, ventana o carga de ropa
Productos de limpieza	trabajo	Una vez por limpieza, si los cobra
Falta de acceso o cancelación tardía	visita	Una visita reservada que no pudo hacer

Describa el concepto principal como el cliente piensa en su casa, por ejemplo “Limpieza profunda, 3 dormitorios, 2 baños, cocina, zócalos y ventanas por dentro”, para que pueda comparar la factura con lo que ve al entrar. En una oficina, agregue el período del servicio y los pisos o locales que abarca.

Limpiezas periódicas y tarjeta guardada

Los clientes semanales, de cada dos semanas y mensuales pueden recibir una factura después de cada limpieza, o una al mes que enumere cada visita por fecha. Elija un ritmo por cliente y respételo, porque una factura que llega sin un patrón fijo se cuestiona.

Si cobra a una tarjeta guardada, conserve la autorización por escrito del cliente, haga el cargo cuando dijo que lo haría, por ejemplo la tarde después de cada limpieza, y envíe ese mismo día una factura o un recibo por ese cargo. Una limpieza que el cliente cambió de fecha con suficiente aviso no se factura; una que canceló tarde se factura solo como diga su política escrita.

Anticipos en limpiezas únicas

Las limpiezas de mudanza, las de fin de obra y las primeras limpiezas profundas suelen reservarse con un anticipo. La factura final lleva el precio completo, resta el anticipo y deja el saldo. A modo de ejemplo, una limpieza de mudanza de $500 con un anticipo de $100 muestra un total de $500, un monto pagado de $100 y un saldo pendiente de $400.

Cargos por falta de acceso y por cancelación

Cobre un cargo por falta de acceso o por cancelación tardía solo si el cliente aceptó la política antes de la visita. Póngalo en un concepto propio con la fecha y lo que pasó, por ejemplo “Sin acceso: no se pudo entrar a las 9 a. m., según la política de cancelación”, en lugar de sumarlo al precio de la siguiente limpieza. Un cargo que se explica solo, y que coincide con lo que el cliente aceptó, tiene muchas menos probabilidades de que lo disputen.

Vencimiento, formas de pago y clientes comerciales

En las casas, cobrar el día de la limpieza o al recibir la factura mantiene la cuenta simple. Las oficinas, los administradores de propiedades y los dueños de edificios pagan según las condiciones de su contrato, así que ponga el vencimiento como una fecha y su número de orden de compra en cada factura. Indique todas las formas en que el cliente puede pagar, con un enlace de pago si lo tiene.

Los anfitriones de alquileres vacacionales suelen querer una factura por cada cambio de huéspedes, con la fecha de salida del huésped, o una al mes que enumere cada cambio. En las oficinas, anote cualquier extra que pidió el cliente, como una mancha en la alfombra o una limpieza después de un evento, en un concepto propio con la fecha y quién lo pidió, para que no se confunda con un cambio en el precio del contrato.

Impuesto sobre las ventas en facturas de limpieza

Los servicios de limpieza pueden estar gravados o no según el estado. Ponga la mano de obra de limpieza en un concepto y los productos o insumos que cobre en otro, para que cada uno reciba el trato que exige su estado. Muestre el impuesto en la factura solo si su estado le exige cobrarlo sobre la limpieza, y revise la guía del impuesto sobre las ventas de su estado antes de enviar la primera factura.

Tres errores al facturar la limpieza que retrasan el pago

1. Un solo concepto para todo. “Limpieza” con un único precio en una limpieza profunda oculta el horno, las ventanas y los zócalos que el cliente pagó aparte, y da pie a una llamada para preguntar por qué costó más que la vez anterior.
2. Un cargo que sorprende. Un cargo por falta de acceso que el cliente nunca aceptó, cobrado a una tarjeta guardada, es la forma en que un cargo pequeño termina en una disputa con el emisor de la tarjeta.
3. Faltan las referencias del cliente. Una factura de oficina sin el número de orden de compra, o a nombre de la empresa equivocada, vuelve a usted en lugar de llegar a cuentas por pagar.