Cómo hacer una factura de plomería

Anote cada tarea, pieza y cargo como un concepto aparte, reste lo que el cliente ya pagó y cierre con la fecha de vencimiento y la forma de pago.

Conceptos y unidades de una factura de plomería

Concepto	Unidad	Cómo se cuenta
Mano de obra de plomería	h	Tiempo en la obra
Cargo por diagnóstico o por visita	visita	Una vez por visita
Reparación a precio fijo	trabajo	Un precio por tarea
Piezas y aparatos sanitarios	pza.	Cada artículo; número de modelo en los aparatos
Permiso	pza.	La tarifa, con el número del permiso
Retiro de escombros o acarreo	trabajo	Aparato viejo, calentador de agua o escombros
Fuera de horario	h o visita	Noche, fin de semana o día festivo

Nombre cada concepto según la tarea y el lugar, por ejemplo “Cambiar el anillo de cera y reinstalar el inodoro, baño de arriba”, para que el cliente y cualquier aseguradora vean qué están pagando. Separe la mano de obra y los materiales en conceptos distintos. Si el cargo por diagnóstico se descuenta del precio de la reparación, indíquelo en ese concepto.

Anticipos y pagos anteriores en la factura final

Facture el trabajo completo, reste cada pago anterior, como el anticipo y cualquier pago por avance de obra, y muestre el saldo pendiente. Por ejemplo, en un trabajo de $3,000 con un anticipo de $300, la factura final muestra un total de $3,000, un monto pagado de $300 y un saldo pendiente de $2,700.

Facturas de plomería por avance, finales y periódicas

Una visita de servicio lleva una sola factura, al terminar el trabajo. En una remodelación, un cambio de tuberías o una obra nueva, facture por las etapas que fija su contrato, como la instalación preliminar (rough-in) y la final, y muestre el precio del contrato, lo facturado hasta ahora y lo que falta. El mantenimiento periódico lleva una factura por visita, con la dirección del servicio.

Vencimiento y condiciones de pago

Acuerde las condiciones antes de empezar y ponga en cada factura la fecha exacta de vencimiento. En una visita de servicio, lo más sencillo es cobrar al terminar el trabajo. Indique cómo acepta pagos: los medios, a nombre de quién se emiten los cheques y el enlace de pago, si lo tiene. Los administradores de propiedades suelen necesitar su número de orden de compra en la factura, así que pídalo desde el principio.

Impuesto sobre las ventas en facturas de plomería

Que la mano de obra de plomería, las piezas y los aparatos sanitarios estén gravados o no depende del estado, y los trabajos de instalación pueden gravarse de forma distinta a las reparaciones. Con la mano de obra y los materiales en conceptos separados, puede tratar cada uno como corresponde. Agregue una línea de impuesto solo donde su estado le pida cobrarlo, y antes consulte la guía del impuesto sobre las ventas de su estado.

Números de licencia y otros requisitos estatales

Algunos estados fijan reglas sobre los documentos de los plomeros. Estos son algunos ejemplos, no una lista completa:

• Texas (TX): la primera página de cada propuesta, factura o contrato de servicios de plomería, incluidas las facturas de servicio y los recibos, debe mostrar en letra de al menos 12 puntos el nombre, el apellido y el número de licencia del Responsible Master Plumber (el plomero maestro responsable) que figura en el registro, la frase “regulated by the Texas State Board of Plumbing Examiners” (regulado por la junta estatal de examinadores de plomería de Texas), y la dirección postal, el teléfono y el sitio web de la Junta (22 TAC §367.10(b)).
• Números de licencia o de registro: California (CA) exige que el contratista con licencia incluya su número de licencia en todos los contratos de construcción (B&P §7030.5); Florida (FL), el número de registro o de certificación del contratista en cada oferta de servicios, propuesta comercial, licitación y contrato (Fla. Stat. §489.119), y Pensilvania (PA), el número de registro del contratista de mejoras para el hogar (home improvement contractor) en todos los contratos, presupuestos y propuestas con propietarios (73 P.S. §517.6).
• Liberaciones de gravamen (lien releases): la Contractors State License Board de California (la junta estatal de licencias de contratistas) indica que, por ley, el propietario puede retener el siguiente pago hasta recibir las liberaciones incondicionales del pago anterior (CSLB). Si proveedores o subcontratistas trabajaron en la obra, tenga listas sus liberaciones incondicionales del pago anterior, y las condicionales de este pago, cuando facture la siguiente etapa.

Tres errores que retrasan el pago

1. Un solo concepto a precio global. “Reparaciones de plomería” con un único precio da pie a una llamada antes de que nadie pague.
2. Trabajo adicional sin una orden de cambio firmada. Ponga por escrito la segunda fuga o la llave de paso trabada que encontró, con el costo adicional, y consiga la firma antes de hacer el trabajo. Algunas leyes estatales o locales limitan cuánto puede superar la factura final al presupuesto, salvo que el cliente haya aprobado el aumento (FTC (Comisión Federal de Comercio), Hiring a Contractor).
3. Una factura tardía o incompleta. Si la envía días después, o le falta la fecha de vencimiento, el número de orden de compra o, en Texas, los datos de la Junta indicados arriba, quien paga tiene un motivo para esperar. Prepárela antes de irse de la obra.