Cómo hacer una factura de reparaciones generales

Nombre cada tarea que terminó, muestre el tiempo o el precio fijo de cada una, agregue los materiales y el cargo por visita, y pida el pago antes de recoger sus herramientas.

Conceptos de una factura de reparaciones generales

Concepto	Unidad	Cómo se cuenta
Mano de obra	h	Tiempo en el lugar, en la fracción que cotizó
Tarea a precio fijo	trabajo	Un precio por tarea, como colgar una puerta
Cargo por visita	visita	Una vez por visita, salvo que se descuente del trabajo
Cargo mínimo	visita	Solo cuando la visita no llega al mínimo
Materiales	pza.	Cada pieza que usted suministró
Retiro y acarreo	trabajo	Aparatos viejos o escombros que se llevó

Dé a cada tarea su propio concepto con el lugar donde se hizo, como “Reajustar la puerta del clóset que se atoraba, dormitorio de atrás”, aunque cobre la visita por hora. Un cliente que ve diez trabajos pequeños en la lista paga con más facilidad que uno que ve “Mano de obra, 4 h”. Ponga las piezas que compró en sus propios conceptos, con los recibos a mano, y si el cargo por visita se descuenta del trabajo, muestre tanto el cargo como el crédito.

Una factura por visita

Una visita para una lista de tareas lleva una sola factura al terminar el trabajo. En un trabajo de varios días, facture al final o en las etapas que acordó, y muestre como pagado cualquier dinero recibido por adelantado. A modo de ilustración, un trabajo de $900 con $200 pagados cuando llegaron los materiales muestra un total de $900, $200 pagados y $700 pendientes.

Los arrendadores y los administradores de propiedades suelen querer una factura por unidad, con la dirección del servicio y su número de orden de trabajo o de orden de compra, y algunos solo pagan en un ciclo mensual. Pregunte cómo pagan antes del primer trabajo, no después del tercero sin pagar.

Cobrar el mismo día

Con los propietarios de vivienda, fije el pago al terminar y dígalo en la cotización, para que cobrar antes de irse no sea una sorpresa. Esté listo para aceptar una tarjeta o una transferencia bancaria en el momento, y escriba el vencimiento en la factura como una fecha, aunque sea hoy. Pasar semanas persiguiendo un saldo pequeño puede costar más de lo que dejó el trabajo.

Impuesto sobre las ventas en trabajos de reparaciones generales

Un día de reparaciones generales mezcla reparaciones, instalaciones y piezas, y no todos los estados gravan eso de la misma manera. Los conceptos separados de mano de obra y materiales permiten tratar cada uno como exige su estado. Cobre el impuesto solo donde su estado le pida recaudarlo, y consulte la guía de su estado para ver cómo trata la mano de obra de reparación.

California: el total del proyecto, no el de la factura

La exención de California (CA) que libra de la licencia de contratista a los trabajos pequeños mira el proyecto completo. El B&P §7048 deja un trabajo fuera del capítulo Contractors (el de contratistas) solo cuando se cumple todo esto: el proyecto, en uno o más contratos, suma un precio total de menos de $1,000 contando la mano de obra, los materiales y todo lo demás; no se requiere un permiso de construcción; el trabajo no es solo parte de una operación más amplia o de mayor envergadura; la operación no se dividió en contratos de menos de $1,000 para evadir el capítulo o por otro motivo; la persona no se anuncia ni pone un letrero, una tarjeta u otro medio que pueda indicar al público que es contratista o que está calificada como tal; y no se emplea a nadie más para hacer el trabajo o ayudar a hacerlo (B&P §7048). Repartir un proyecto en varias facturas no cambia su precio total, así que sume cada concepto del proyecto (mano de obra, materiales y cualquier cargo por visita) para ver dónde queda.

Otras reglas estatales que alcanzan a los trabajos pequeños

Las reglas de mejoras para el hogar de algunos estados empiezan en montos bajos. Por ejemplo:

• Massachusetts (MA): cuando un acuerdo de contratación residencial (residential contracting) supera $1,000, no se puede exigir el pago final hasta que el contrato se complete a satisfacción de ambas partes (c.142A §2). Allí, la contratación residencial abarca reparaciones, renovaciones y trabajos similares en un edificio residencial ya existente, ocupado por su propietario y con una a cuatro viviendas (c.142A §1).
• Washington (WA): un contratista que acuerda reparar o modificar cuatro unidades residenciales o menos, o estructuras accesorias en esa propiedad, por un precio de oferta o de contrato de $1,000 o más, debe entregar al cliente una declaración “NOTICE TO CUSTOMER” (aviso al cliente), sustancialmente en la forma de la ley, antes de empezar cualquier trabajo; el contratista que no pueda alegar y probar que la entregó no puede presentar ni mantener ningún reclamo de gravamen según el capítulo 60.04 RCW basado en ese contrato (RCW 18.27.114). No se aplica cuando lo contrata otro contratista.

La FTC (Comisión Federal de Comercio) también advierte a los propietarios de vivienda que algunas leyes estatales o locales limitan cuánto puede superar la factura final al presupuesto, salvo que ellos hayan aprobado el aumento (FTC, Hiring a Contractor). Cuando una tarea se pasa de lo previsto, consiga el sí del cliente por escrito antes de terminarla, no en la factura.

Tres errores que retrasan el pago

1. Horas sin tareas. “Mano de obra, 4 h” invita a preguntar por qué tardó tanto, y la lista de tareas responde antes de que pregunten.
2. Piezas que nadie mencionó. Un accesorio o una pieza que el cliente no esperaba es el concepto que cuestiona, así que nómbrelo en la cotización o llame antes de comprarlo.
3. Irse antes de cobrar. Una vez que se va, una factura pequeña queda al fondo de la pila del cliente.