Kansas : la taxe de vente et vos factures

Au Kansas (KS), les entrepreneurs paient la taxe de vente sur tous leurs matériaux, et c’est le projet qui détermine si leur main-d’œuvre est taxée : la main-d’œuvre sur des résidences et en construction initiale (original construction) est exonérée, alors que la main-d’œuvre de rénovation et de réparation commerciales est taxable.

Qui s’inscrit à la taxe de vente des détaillants du Kansas

Selon le guide des entrepreneurs du Kansas Department of Revenue (l’administration fiscale de l’État), la Pub KS-1525, les entrepreneurs, les sous-traitants et les réparateurs qui fournissent des services de main-d’œuvre taxables au Kansas doivent obtenir un numéro de taxe de vente du Kansas pour déclarer et verser la taxe qu’ils perçoivent, et les entrepreneurs-détaillants doivent aussi s’inscrire pour percevoir la taxe sur leurs ventes au détail. Ceux qui ne fournissent que des services de main-d’œuvre en construction initiale ou résidentielle n’ont pas à s’inscrire, mais ils paient quand même la taxe de vente ou d’utilisation sur tous leurs matériaux et fournitures. La demande se fait par le KDOR Customer Service Center du Department (son centre de services aux contribuables).

Matériaux : l’entrepreneur paie la taxe

Tous les entrepreneurs, entrepreneurs-détaillants compris, sont les consommateurs finaux des matériaux qu’ils installent pour autrui et paient la taxe de vente ou d’utilisation du Kansas sur ceux-ci, qu’il s’agisse d’une construction initiale, d’une rénovation ou d’une réparation. Ils ne peuvent pas utiliser un ST-28A Kansas Resale Exemption Certificate (certificat d’exemption pour revente) ni un ST-28W Contractor-Retailer Exemption Certificate (certificat d’exemption des entrepreneurs-détaillants) pour acheter leurs matériaux sans taxe. Un projet muni d’un Project Exemption Certificate (PEC, certificat d’exemption de projet), dont il est question dans les points de vigilance plus bas, fait exception.

Main-d’œuvre : résidentiel et construction initiale exonérés, rénovation commerciale taxable

• Résidences : la main-d’œuvre pour installer ou appliquer des biens est exonérée quand elle porte sur la construction initiale, la reconstruction, la restauration, le réaménagement, la rénovation, la réparation ou le remplacement d’une résidence. Une résidence est un lieu où des personnes habitent de façon habituelle, comme une maison unifamiliale, un duplex, une maison en rangée, un appartement ou une copropriété, avec les cours, les garages, les trottoirs et les allées qui la desservent ; les logements habituellement loués pour 28 jours consécutifs ou moins n’en font pas partie. Les réparations d’une résidence sont exonérées, quelle que soit la cause des dommages.
• Taxable même dans une résidence : la main-d’œuvre pour installer des biens dans le cadre de leur vente au détail, comme des électroménagers ou des draperies, et la main-d’œuvre pour réparer des biens meubles corporels, comme des lave-vaisselle, des lave-linge et des sèche-linge ou des téléviseurs.
• Construction initiale : la première construction d’un bâtiment ou d’une installation, avec les aménagements du terrain qui l’entourent, comme l’aménagement paysager et les clôtures ; l’ajout d’une pièce ou d’un étage entier ; l’achèvement, pour le premier propriétaire, d’une partie inachevée d’un bâtiment existant, lorsque les quatre conditions du Department sont réunies ; la reconstruction après un incendie, une inondation, une tornade, la foudre, une explosion, une tempête de vent (des vents en ligne droite d’au moins 80 milles à l’heure), une accumulation de glace accompagnée de vents, un acte terroriste ou un séisme ; et les travaux de ponts ou de routes.
• Rénovation commerciale : installer, appliquer, entretenir, réparer, modifier ou maintenir des biens dans un bâtiment ou une installation commerciale existante est une main-d’œuvre taxable. Parmi les exemples de la Pub KS-1525 figurent la rénovation, la peinture, la plomberie, les travaux d’électricité ou de chauffage et climatisation (CVC), la toiture, le revêtement extérieur et les gouttières, et même le remplacement d’ampoules. Les réparations de biens commerciaux endommagés par la grêle, la glace, des vents en ligne droite (autres que la tempête de vent ou l’accumulation de glace définies plus haut), la pluie, la neige, le vandalisme, la vétusté ou toute autre cause sont taxables.

Pour un bâtiment qui sert à la fois de résidence et d’entreprise, comme un immeuble d’appartements, un gîte touristique, une maison de soins infirmiers ou un commerce comprenant le logement du propriétaire, les frais de main-d’œuvre sont répartis entre les deux parties, et ceux qui ne relèvent ni de l’une ni de l’autre sont répartis selon la superficie. Dans l’exemple du Department en électricité, pour refaire le câblage d’une maison dont une galerie et une boutique de cadeaux occupent 30 % de la superficie, l’entrepreneur facture la taxe sur 30 % de la main-d’œuvre, et les matériaux sont entièrement taxables.

Sous-traitants et réparateurs

Chaque entrepreneur ou sous-traitant du Kansas perçoit et verse la taxe sur sa propre main-d’œuvre taxable, y compris pour le travail fait pour d’autres entrepreneurs. La main-d’œuvre sur un bien immobilier ne peut pas être revendue : le sous-traitant qui fait un travail taxable pour un entrepreneur général lui facture donc la taxe de vente, sauf si l’entrepreneur général lui remet un PEC.

Les réparateurs qui installent ou réparent des articles qui ne font pas partie du bien immobilier, comme des électroménagers, de la machinerie, de l’équipement et des véhicules, n’agissent pas comme entrepreneurs, mais comme détaillants d’un service taxable. Ils achètent les pièces avec un Resale Exemption Certificate (certificat d’exemption pour revente) et facturent la taxe sur toute la facture, pièces et main-d’œuvre, quel que soit l’endroit où le travail est fait. Dans l’exemple de la Pub KS-1525, la réparation d’un lave-vaisselle pour un propriétaire, à 15 $ US de pièces et 50 $ US de main-d’œuvre, est taxée sur la facture de 65 $ US.

Deux façons de facturer la main-d’œuvre taxable au Kansas

Sur la main-d’œuvre taxable, facturez soit le prix du contrat avec la mention « all applicable sales taxes included » (toutes les taxes de vente applicables sont comprises) sur la facture, soit le prix contractuel de la main-d’œuvre taxable plus la taxe de vente indiquée séparément. Si vous n’indiquez pas la taxe séparément dans le contrat, les devis, les factures ou les autres documents, vous devez y préciser que toutes les taxes de vente applicables sont comprises dans le prix de vente.

Quand vous indiquez la taxe séparément, facturez-la seulement sur la part de main-d’œuvre, jamais sur le montant total du contrat : facturer la taxe sur la taxe que vous avez déjà payée sur les matériaux n’est pas légal. Si vous facturez quand même de cette façon, vous n’obtenez aucune déduction pour les matériaux déjà taxés ni pour les coûts de sous-traitance dans le calcul de la taxe due. Sur les chantiers résidentiels et de construction initiale, la main-d’œuvre pour installer ou appliquer des biens n’est pas taxable et vous avez payé la taxe sur vos matériaux : il n’y a donc pas de taxe à ajouter, sauf pour les travaux qui y restent taxables, soit l’installation de biens dans le cadre de leur vente au détail, la réparation de biens meubles corporels et l’application de pesticides, d’herbicides ou d’engrais.

Entretien de pelouse, aménagement paysager et nettoyage

• Jamais taxables : l’aération, le nettoyage de pelouse, le motobêchage, le défeutrage, la tonte, la taille et la coupe des bordures, l’analyse de sol, le travail du sol et le labour, l’enlèvement d’arbres et de souches, la vérification des dispositifs antirefoulement, le ratissage et le déneigement.
• Toujours taxables : l’application de pesticides, d’herbicides et d’engrais, sur le prix total des matériaux et de la main-d’œuvre, pour les clients résidentiels comme commerciaux, même dans une résidence ou dans le cadre d’une construction initiale. Les applicateurs achètent ces produits en exonération.
• L’aménagement paysager qui installe ou applique des biens est en général taxable, mais pas dans une résidence ni en lien avec une construction initiale ; planter des arbres, des arbustes et des fleurs ou installer un système d’irrigation dans un bâtiment commercial existant est taxable.
• Le nettoyage seul, comme le nettoyage de conduits d’air, de tapis, de cheminées, de drains, de maisons, de fosses septiques ou de piscines, est exonéré. Le nettoyage qui applique des biens, comme le cirage, le vernissage ou les enduits protecteurs, est taxable, et le nettoyage non taxable fait en même temps qu’un travail taxable doit être indiqué séparément sur la facture, sinon tout le prix est taxable.

Exemples en plomberie et en chauffage et climatisation (CVC)

Dans l’exemple de plomberie de la Pub KS-1525, une nouvelle fosse septique pour une entreprise rurale, l’excavation, le remblayage et le nivellement ne sont pas taxables, l’entrepreneur paie la taxe sur la fosse et il perçoit la taxe sur ses frais d’installation ; si l’excavation n’est pas indiquée séparément sur la facture, tous les frais sont taxables. Dans son exemple de chauffage et de climatisation, une garantie prolongée vendue avec un générateur d’air chaud (furnace) est taxable quand l’appareil est installé dans un bien commercial existant, mais pas dans une résidence, et un contrat d’entretien résidentiel est exonéré.

La taxe locale du lieu du chantier

Diverses villes et divers comtés du Kansas ajoutent une taxe de vente locale au taux de l’État indiqué sur cette page, ce que peuvent faire aussi des districts fiscaux spéciaux. Les entrepreneurs facturent le taux en vigueur au lieu du chantier sur la part de main-d’œuvre taxable d’un contrat, quelle que soit sa taille, et les taux locaux ne changent qu’au début d’un trimestre civil. Dans l’exemple de toiture du Department, un couvreur de Wichita facture le taux d’Andover pour un magasin situé à Andover et celui de Hutchinson pour un centre commercial de Hutchinson, et aucune taxe sur la main-d’œuvre pour une maison de Wichita.

Points de vigilance : clients exonérés et entrepreneurs d’autres États

• Tous les organismes sans but lucratif ne sont pas exonérés. Seuls le sont ceux à qui le Department a délivré un Tax Exempt Entity Exemption Certificate (certificat d’exemption d’entité exonérée), et dans un contrat avec une entité exonérée pour fournir à la fois les matériaux et la main-d’œuvre, seule votre main-d’œuvre est exonérée, en tant qu’achat direct. L’exception est le projet muni d’un PEC, que délivrent le Department ou certaines entités exonérées et qui exonère à la fois les matériaux intégrés au projet et la main-d’œuvre pour le réaliser ; sans PEC, incluez dans votre soumission la taxe que vous payez sur les matériaux.
• Les entrepreneurs non résidents doivent inscrire chaque contrat de plus de 10 000 $ US au Kansas et fournir un cautionnement, en général de 8 % du contrat ou de 1 000 $ US, selon le montant le plus élevé (4 % ou 1 000 $ US, selon le montant le plus élevé, pour un projet exonéré de taxe). Omettre d’inscrire le contrat et de fournir le cautionnement constitue un délit mineur (misdemeanor), passible sur déclaration de culpabilité d’une amende de 100 $ US à 5 000 $ US.