El impuesto sobre las ventas de Nueva York en sus facturas

En Nueva York (NY), el tipo de trabajo decide la línea de impuesto. Una mejora de capital (capital improvement) a un inmueble no lleva impuesto sobre las ventas para el cliente, mientras que el trabajo de reparación, mantenimiento e instalación está gravado sobre los materiales y la mano de obra.

El Certificate of Authority y quién cobra el impuesto

Si su negocio vende bienes o servicios sujetos al impuesto sobre las ventas de Nueva York, regístrese y obtenga un Certificate of Authority (el certificado de autorización), que lo autoriza a cobrar el impuesto. Solicítelo al menos 20 días antes de empezar a operar en el estado de Nueva York. Los contratistas y subcontratistas necesitan un Certificate of Authority vigente para hacer trabajos de reparación, mantenimiento o instalación.

Mejoras de capital y el Form ST-124

Una mejora de capital es una adición o alteración a un inmueble que cumple las tres condiciones:

• aumenta sustancialmente el valor del inmueble o prolonga de forma apreciable su vida útil;
• pasa a formar parte del inmueble, o queda fijada de forma permanente, de modo que quitarla causaría un daño material al inmueble o al propio artículo; y
• está destinada a ser una instalación permanente.

Para un trabajo de mejora de capital, obtenga de su cliente, incluso si es una organización exenta, un Form ST-124, Certificate of Capital Improvement (el certificado de mejora de capital), debidamente completado, y no cobre impuesto sobre las ventas. El formulario lo libera de la responsabilidad por el impuesto sobre el trabajo; sin él, el contrato u otros registros del proyecto pueden demostrar de todos modos que el trabajo fue una mejora de capital. Entréguele una copia a cualquier subcontratista que contrate, para que sus cargos también estén exentos.

Los materiales para una mejora de capital por lo general están gravados sin importar quién los compre (para la propiedad de una organización exenta, es posible que pueda comprarlos exentos con el Form ST-120.1), y los contratistas no pueden usar el Resale Certificate (Form ST-120, el certificado de reventa) para comprarlos libres de impuesto. El impuesto que usted paga es un gasto que puede trasladar al cliente dentro de su precio total.

Dos límites de la regla de las mejoras de capital:

• Inquilinos: el trabajo que se hace para un inquilino puede ser temporal. Si el contrato de arrendamiento no transfiere la propiedad de la mejora al dueño del inmueble, puede no calificar como mejora de capital; en el ejemplo del departamento de impuestos del estado, los lavabos que un salón de belleza debe quitar al terminar su arrendamiento no califican.
• Los electrodomésticos independientes, como un refrigerador, una lavadora y una secadora que se suministran con un contrato para construir una casa, no pasan a formar parte del inmueble. Puede comprarlos exentos con el Form ST-120.1, Contractor Exempt Purchase Certificate (el certificado de compras exentas para contratistas), pero cobra el impuesto sobre las ventas sobre su cargo por ellos.

Reparación, mantenimiento e instalación: gravados, mano de obra incluida

La reparación y el mantenimiento conservan un inmueble en buen estado de funcionamiento, preparación o seguridad, o lo devuelven a ese estado, como arreglar un barandal roto o reemplazar tejas asfálticas dañadas del techo. Todos los cargos por materiales y mano de obra que usted factura por estos trabajos están gravados, incluidos los gastos y los márgenes de ganancia. Instalar artículos que no pasan a formar parte del inmueble, como electrodomésticos independientes o piscinas sobre el suelo, también está gravado.

Por lo general, usted paga el impuesto sobre los materiales que compra, y puede tomar un crédito por él cuando se transfieren a su cliente. En el ejemplo del departamento, un contratista que pagó $8 de impuesto sobre $100 de materiales envía con su siguiente declaración los $30.40 de impuesto sobre las ventas cobrados en la factura de la reparación, y toma un crédito por los $8.

No necesita cobrarle a un cliente con derecho a exención, como una organización benéfica o una entidad gubernamental, si recibe un certificado de exención debidamente completado u otra documentación adecuada.

Mismo oficio, distinta línea de impuesto

Muchos oficios hacen los dos tipos de trabajo, así que revise cada trabajo. Los tres primeros pares son del propio departamento, en TB-ST-104 (su boletín sobre mejoras de capital); los ejemplos de techos y electricidad vienen de su Publication 862 (una publicación más antigua sobre mejoras de capital y reparaciones), que sus boletines actuales todavía citan.

Mejora de capital: sin impuesto	Reparación o mantenimiento: gravado
Construir una terraza (deck)	Reparar un escalón roto
Instalar un calentador de agua	Reemplazar el termostato del calentador
Instalar gabinetes de cocina	Pintar gabinetes existentes
Reemplazar todo un techo, o todo un lado de un techo a dos aguas	Reparar o reemplazar puntualmente el techado
Cablear o volver a cablear por completo una estructura, mejorar el servicio eléctrico o agregar circuitos nuevos	Reemplazar un interruptor por un regulador de intensidad

Instalar un lavabo normalmente califica como mejora de capital. La Publication 862 también incluye como mejoras de capital la instalación de sistemas centrales de aire acondicionado y el reemplazo de unidades centrales de aire acondicionado completas. El método de instalación puede cambiar la respuesta, así que algunos trabajos se evalúan caso por caso.

Servicios: exentos, salvo que figuren como gravables

Nueva York grava las ventas de bienes muebles tangibles, salvo que estén específicamente exentas, pero los servicios, por lo general, están exentos, salvo que estén específicamente gravados. Entre los servicios gravables están el mantenimiento, la instalación, el servicio técnico y la reparación de bienes muebles tangibles; el mantenimiento, el servicio técnico y la reparación de inmuebles; la decoración y el diseño de interiores; y los servicios de protección y de detectives. Construir o instalar una mejora de capital figura como exento.

La línea de impuesto en su factura: por separado

No está obligado a entregar un recibo por escrito, pero cualquier factura, recibo o comprobante de venta que entregue debe indicar por separado el impuesto sobre las ventas que se debe. Solo un vendedor que no entrega recibo por escrito puede usar el método alternativo de precio unitario, un precio que incluye el impuesto, y en ese caso debe exhibir un letrero que diga que el precio incluye el impuesto sobre las ventas.

• Mejora de capital, con el Form ST-124 de su cliente: sin línea de impuesto sobre las ventas. El impuesto que pagó por los materiales va incluido en su precio como cualquier otro gasto, y no se debe impuesto sobre las ventas sobre su cargo; la factura de muestra del departamento presenta los materiales, con el impuesto sobre las ventas y el margen incluidos, y la mano de obra.
• Reparación, mantenimiento o instalación: cobre el impuesto sobre las ventas sobre el subtotal de materiales y mano de obra.

Un contratista no está obligado a aceptar el Form ST-124. Si usted cobra impuesto por un trabajo que su cliente considera una mejora de capital, el cliente puede solicitar un reembolso al Tax Department (el departamento de impuestos).

Tasas locales: donde el cliente recibe la entrega

El impuesto sobre las ventas de Nueva York es un impuesto de destino: el punto de entrega, o el lugar donde usted le transfiere la posesión al comprador, fija la tasa. Las ciudades, los condados y los distritos escolares pueden sumar una tasa local a la tasa estatal que aparece en esta página, y las ventas gravables en el Metropolitan Commuter Transportation District (MCTD, el distrito de transporte metropolitano) llevan 0.375% adicional. Los materiales comprados en una jurisdicción de Nueva York pueden gravarse a una tasa distinta, más alta o más baja, si usted los usa en otra.

Jardinería y paisajismo, cuidado del césped y limpieza

• Jardinería y paisajismo: los paisajistas son contratistas, con la misma división. La jardinería y paisajismo que es una mejora de capital, como plantar un césped nuevo, arbustos o árboles, o instalar muros de contención o estanques y fuentes permanentes, no lleva impuesto sobre las ventas. Quitar arbustos y árboles es una mejora de capital solo como parte de otro proyecto de mejora de capital; si no, es mantenimiento gravable.
• Cuidado del césped: cortar el césped, resembrar las zonas sin pasto, pintar o reparar una cerca existente, y reparar o abrir y cerrar sistemas de riego son mantenimiento gravable. Instalar artículos que no son mejoras de capital, como fuentes de agua independientes, o reemplazar lajas, ladrillos o secciones pequeñas de césped en rollo, también está gravado. Cobre el impuesto sobre los materiales y la mano de obra, salvo que el cliente le entregue un documento de exención debidamente completado.
• Limpieza: los servicios de limpieza y mantenimiento de interiores que se prestan en el estado de Nueva York, como el trabajo habitual de conserjería, están gravados, ya sea que se presten según se necesiten o con un contrato a largo plazo. TB-ST-740 (la guía rápida del departamento sobre bienes y servicios gravables y exentos) incluye la limpieza de alfombras, tapetes, cortinas y tapicería, junto con el lavado de ropa y la limpieza en seco, entre los servicios exentos.

Instalaciones residenciales de almacenamiento de energía

Según TB-ST-740, las ventas al por menor de equipos de sistemas residenciales de almacenamiento de energía y el servicio de instalarlos están exentos de los impuestos estatales y locales sobre las ventas y el uso del 1 de junio de 2024 al 31 de mayo de 2028.